Como fazer um planejamento financeiro eficaz apesar de crises

agosto 28, 2020 ProPartners No comments exist

Hoje em dia, apenas ter bons produtos ou serviços não é garantia de sucesso da empresa. Existem diversos outros pontos, tanto internos quanto externos, que ditam o crescimento ou declínio dos resultados empresariais. A administração financeira se mostra como um importante ponto devido ao seu alto impacto no sucesso estratégico de uma organização. Inclusive, a seguinte frase resume sua importância: “O sucesso do planejamento estratégico exige resultados positivos do caixa”.

Dessa forma, apesar dos percalços que recorrentemente afligem as empresas, é necessário ter uma visão lúcida do negócio, principalmente da saúde financeira. Para ter um entendimento maior, veja também como se preparar para fazer um bom planejamento financeiro.

Neste artigo você poderá ver:

Além disso, preparamos uma planilha em Excel gratuita para te ajudar no planejamento financeiro. (Clique Aqui para fazer o download)

Principais passos

O planejamento financeiro é uma atividade que deve ser frequentemente revisado ou pelo menos acompanhado. Separamos sua execução em 3 principais passos.

Passo 1: Definição dos objetivos

A definição de objetivos é importante por nortear o planejamento. Quando se possui um fim esperado claro, a forma como o será alcançado fica mais intuitiva. Assim, os dividimos em dois objetivos: o estratégico e o financeiro. O primeiro a ser estabelecido deve ser o objetivo estratégico. A partir dele serão guiadas todas as ações da empresa (estratégias de vendas, marketing, produção, financeiras, entre outras).

Nossa sugestão para facilitar o processo de definição do objetivo estratégico é envolver toda a empresa, desde o operacional até a gerência. Isso agregará diversas perspectivas para a discussão deixando ela o mais próximo do ideal. Normalmente os objetivos são definidos anualmente ou quando há alguma grande mudança de cenário.

Como foi dito, o objetivo financeiro deve estar alinhado ao objetivo estratégico. Não somente alinhado como também de forma que dê base ao alcance do objetivo estratégico. Saber o que outros departamentos esperam do financeiro pode facilitar a definição do objetivo. Para isso, mantenha contato próximo com os responsáveis por outras áreas.

Passo 2: Coleta das informações

Com os objetivos da empresa e de cada setor, inclusive do financeiro, definidos, só restará saber o que se deve fazer para os atingir. A coleta de informações referentes às atividades de cada setor é extremamente necessária para se fazer um planejamento mais completo. Ter em mãos um mapa dos processos da empresa facilita a execução deste passo.

Mesmo com objetivos definidos anualmente, coletar os dados para um período de tempo menor simplifica o planejamento e evita riscos desnecessários. Defina um planejamento para entre 3 e 6 meses. Um período muito curto, como 1 mês, limita sua análise e muitas vezes a própria execução do planejamento demora este tempo, e um período muito longo como 1 ano o torna muito complexo.

As informações necessárias para realizar o planejamento são monetárias e temporais. Neste passo vamos entender basicamente quanto será gasto e com que frequência. A coleta dos dados pode ser feita de diversas formas (formulários físicos ou digitais, reuniões presenciais ou virtuais, entre outros). Independentemente da forma, elaboramos 3 perguntas principais para serem feitas.

  • O que já é feito que necessita investimentos?
  • O pode ser melhorado se houver investimentos?
  • O que pode passar a ser feito se houver investimentos?

Nesta hora também é interessante verificar se os demais setores estão preparados, ou ao menos cientes, para mudanças do planejamento devido à incertezas externas e internas. Faça as perguntas anteriores considerando mudanças de cenário (pessimista-realista-otimista, por exemplo).

Agora com os dados em mãos, para se preparar para o próximo passo agrupe os gastos e receitas em categorias. Estas categorias podem variar para cada modelo de negócio, mas um exemplo ilustrativo básico é dividir os gastos em fixos e variáveis. Os gastos fixos são aqueles que não são diretamente proporcionais ao aumento de produção, já os variáveis são aqueles diretamente proporcionais ao aumento de produção. Independentemente da forma como vai categorizar os gastos, o importante é que eles sejam de fato agrupados, pois isso facilita as análises e o gerenciamento.

Passo 3: Definição do orçamento

Com os dados monetários e temporais relacionados à todas, ou quase todas, atividades da empresa, agora resta analisá-los e definir o orçamento. Neste passo o importante é manter uma visão realista do negócio. Você terá que entender se as estratégias definidas por outros departamentos de fato valem a pena e, mais do que nunca, se preparar para riscos que impactam as finanças do negócio.

O gerenciamento de riscos é algo que ultimamente têm sido destaque justamente por poucas pessoas saberem como reagir à crise instaurada devido à pandemia de Covid-19. Uma metodologia utilizada para ter ciência das incertezas existentes e priorizar as mais importantes é a Matriz de Probabilidade e Impacto como mostrado abaixo.

De forma geral, essa metodologia consiste em estabelecer, para cada risco identificado, uma probabilidade de ocorrência e o impacto que, se ocorrer, tem sobre o que está sendo analisado. A multiplicação entre estes dois fatores resulta no Grau de Exposição (GE) à tal risco e, dependendo do valor, as ações necessárias podem ser aceitar o risco (GE baixo), acompanhar o risco (GE moderado) ou prevenir o risco (GE crítico). Porém, devido à complexidade deste assunto, vamos reservar um artigo para tratar exclusivamente sobre ele.

De volta à definição do orçamento, as seguintes perguntas resumem o que se deve focar:

  • Quais investimentos têm prioridade?
  • A quais incertezas orçamento está exposto?
  • Os resultados esperados valem o risco a ser tomado?
  • Os resultados esperados atingem as expectativas dos objetivos?
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Com as respostas à essas perguntas, você já possui insumos suficientes para não apenas determinar qual o orçamento para cada atividade como também monitorar os resultados alcançados. O segredo de um bom planejamento financeiro está no equilíbrio entre rigorosidade e flexibilidade. Em diversos cenários é necessário agir de forma rápida e muitas vezes sem saber ao certo se esta ação trará bons resultados.

Nós definimos o planejamento financeiro como parte de um ciclo PDCA (sigla em inglês para plan-do-check-act, planejar-executar-avaliar-agir em português). Isso foi definido pois um plano financeiro por si só não alcança nenhum resultado, não o faça e deixe guardado em uma gaveta até a próxima época de se renovar o plano. As próximas etapas do ciclo, principalmente a avaliação do orçamento, também terão artigos exclusivos para você entender um pouco mais.

Impactos da crise

Acima foi falado sobre o gerenciamento de riscos e como ter ciência das incertezas antes que aconteçam, mas e quando algo tão imprevisível quanto a crise resultante da pandemia de Covid-19 acontece? Existem algumas atitudes que podem mitigar os efeitos da crise. Primeiro é preciso dizer que TODOS também estão passando por momentos difíceis, todos tiveram que se reinventar de uma hora para outra, então antes de tudo mantenha a calma e tente resolver os problemas da melhor maneira possível. Elencamos algumas ações que podem te ajudar neste momento:

1.  Saiba formas de cortar gastos

  • Existem inúmeras formas eficazes de cortar gastos desnecessários então evite demitir colaboradores a menos que seja estritamente necessário.
  • Converse com fornecedores, eles também estão passando por momentos difíceis. Para eles manter um cliente, mesmo que com prazos ou valores especiais, ainda é melhor que perder Então renegocie suas dívidas.
  • Entenda seu negócio. Existem algumas formas de manter o mesmo nível de serviço gastando bem Veja nosso artigo sobre como operar com estoque mínimo em momentos de crise
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2. Saiba formas alternativas para continuar vendendo

Muitas empresas, inclusive as mais afetadas pela crise como as de eventos, se reinventaram. Identifique outras formas de atingir seus clientes ou, até mesmo, conseguir novos clientes. Algumas formas possíveis são o e- commerce, delivery, entre outras.

3.  Mantenha os colaboradores cientes

Seja transparente com os Peça a opinião deles, via de regra, a inclusão dos funcionários no processo decisório o torna mais rico em ideias. Assim, novas ideias para cortar custos e aumentar vendas podem surgir em momentos como esse.

 

Exemplo prático

No caso trabalhado aqui não será exposto o nome da empresa por questões de confidencialidade. Suponha uma empresa ABC de pequeno porte que trabalha com revenda de peças de roupa. A organização é composta por dois funcionários e dois sócios. Ela possui duas fontes de receita: (1) vendas presenciais, também chamadas de “balcão” e (2) vendas por meio de um aplicativo terceiro. A seguir vamos passar pelos três passos realizados pela empresa.

Passo 1: Definir Objetivo Estratégico

Devido à extrema incerteza associada à crise causada pelo COVID-19, a estratégia adotada pela empresa é aumentar sua participação nas vendas online. E como uma forma de garantir que a empresa mantenha suas operações no médio e longo prazo, foi definido como objetivo financeiro a manutenção de saldo acumulado final, ou seja, o saldo no final do período de análise deve ser pelo menos igual ao saldo no início do período.

Passo 2: Levantar Dados

O Planejamento Financeiro da ABC foi feito por meio de reunião virtual com os quatro integrantes da empresa. O período de análise escolhido foi de três meses devido à alta volatilidade do mercado. A variação de cenários foi feita levando em consideração principalmente as seguintes incertezas.

  • Retorno das atividades presenciais
  • Baixo volume de vendas;
  • Baixo ticket médio (preço médio por venda);
  • Utilização ou não de espaço físico.
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A partir disso foram definidas as características de 3 cenários como a seguir.

  • Pessimista: sem retorno das atividades presenciais durante os meses analisados, venda média mensal de aproximadamente 100 unidades e ticket médio por volta de R$ 60,00;
  • Realista: retorno das atividades presenciais no último mês analisado, venda média mensal de aproximadamente 140 unidades e ticket médio por volta de R$ 70,00;
  • Otimista: retorno das atividades presenciais no segundo mês analisado, venda média mensal de aproximadamente 200 unidades e ticket médio por volta de R$ 80,00.
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A partir da reunião também foram elencados os gastos e agrupados em três classificações. A seguir estão os gastos de cada grupo.

  • Gastos Proporcionais: são aqueles que variam diretamente com a quantidade de produtos vendidos. Neste grupo estão: taxa do aplicativo de vendas (30%), tarifas de entrega de produtos, compra de matéria prima, comissão de vendas (5%), remuneração dos sócios (20%) e impostos (12,6%).
  • Gastos Fixos: são aqueles que não variam diretamente com a quantidade de produtos Neste grupo estão: salários, aluguel, energia e água.
  • Gastos Pontuais: são investimentos com montantes significativos. Neste grupo podem estar: contratação de uma consultoria, agência de marketing, compra de softwares, entre outros.
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Os dados de cada grupo de receita e gasto pode ser visto na nossa planilha disponibilizada gratuitamente.

Passo 3: Definir Orçamento

A partir dos passos 1 e 2 e de toda a discussão sobre estratégias de vendas e contenção de gastos, foram definidos orçamentos para cada grupo de gastos de forma que minimize a exposição da empresa aos riscos. A seguir estão os valores para os grupos de gastos (foram definidos a partir as médias mensais de cada cenário).

  • Grupo 1: R$ 6.775,93 (variando entre R$ 4.500,00 e R$ 8.900,00);
  • Grupo 2: R$ 314,72;
  • Grupo 3: não foi definido um orçamento específico visto que, a partir do planejamento, foi observado uma possibilidade de aumento de vendas devido ao investimento.
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Concluindo, a empresa ABC vai acompanhar seu fluxo de caixa e manter atualizados sua comparação orçado x realizado. Dessa forma, se os resultados obtidos forem muito diferentes dos resultados previstos, haverá a necessidade de reformulação do plano orçamentário.

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