4 Dicas para organizar o setor financeiro

agosto 14, 2020 ProPartners No comments exist

Atualmente no Brasil, são criadas anualmente centenas de micro e pequenas empresas onde, de acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 21% delas finalizam suas operações antes do primeiro ano de atuação. Infelizmente isso ocorre graças a falta de planejamento e gestão, principalmente no setor financeiro. 

São decisões mal embasadas que elevam a este dado. Apesar de ser um número alto, felizmente isto pode ser revertido com uma simples organização no setor financeiro de uma organização. Implementar conceitos de gestão e usar algumas ferramentas no lugar certo, garantem a exclusão de incertezas e resultados não planejados.

Neste artigo você descobrirá:

 

1ª Dica: Defina suas prioridades 

Um pequeno problema pode se tornar uma bola de neve e acabar virando um rombo em seu orçamento, para isso é necessário tomar decisões complexas. Assim, liste os problemas que existem no setor financeiro e faça as seguintes perguntas:

  • O que se deve fazer primeiro?
  • Por qual motivo deve ser feito?
  • Por onde começar?

Para facilitar em sua decisão e para que ela seja tomada de forma mais racional, recomenda-se utilizar a Matriz GUT (gravidade, urgência, tendência). Com ela é possível categorizar todos os problemas e elencar quais possuem prioridade para serem atacados.   

2ª Dica: Seja sistemático e tome nota 

Tome nota de todas as suas ações em um plano de contas, comprove todos os gastos, feche o caixa todo mês, saiba suas despesas, custos, faturamento, receita e lucro. Mas o que significa tudo isso? Explico:

  • Gastos: é tudo que sai do seu caixa, ou seja, custos, despesas e investimentos;
  • Despesas: são os gastos necessários para manter o funcionamento estrutural de sua empresa, sem estar ligado ao objetivo final, como por exemplo água, energia, tarifas bancárias, internet, contador etc.;
  • Custos: são os gastos necessários para o funcionamento de seu negócio, agregando valor ao produto final, como por exemplo máquinas e equipamentos, matéria prima, salários etc.;
  • Investimentos: são os gastos que geram uma expectativa de algum benefício futuro, como a imagem da empresa, a capacidade de produção, lucro etc.;
  • Faturamento: é a previsão de todo valor que entrará em seu caixa;
  • Receita: é o total de pagamentos que realmente entraram em seu caixa, sendo possível fazer abatimentos, gerando a receita líquida;
  • Lucro: é sua receita menos todos os seus gatos. Cuidado para não esquecer nenhum gasto, e acabar calculando o lucro bruto, que não resulta no lucro real líquido;

Diferenciar todos esses fatores é importante para tomar decisões baseadas em dados e não em achismos. Fazendo com que sua empresa seja prevenida e que trabalhe dentro do orçamento, evitando problemas burocráticos no futuro.

3ª Dica: Organize cenários

Análise todos os cenários possíveis (otimista, pessimista e realista), tanto internamente quanto externamente, colete materiais e faça análises para se ter total noção de cada ambiente. Isso evita que se faça simples previsões sobre o futuro. Para facilitar sua análise de cenário recomenda-se usar a Análise SWOT, também chamada de Matriz FOFA. Criada justamente para a análise de ambientes, encontrando suas forças, fraquezas, ameaças e oportunidades.

 

 4ª Dica: Use e abuse das plataformas 

A tecnologia está aí para facilitar o nosso dia-a-dia, principalmente dentro de uma organização. As seguintes ferramentas vão agilizar bastante seus procedimentos:

  • Google Drive: elimine boa parte da sua papelada e use armazenamento em nuvem, o Google Drive é uma ótima ferramenta para arquivar e organizar documento, compartilhando com toda sua equipe;
  • Pipefy: organize suas tarefas por essa plataforma, controlando suas atividades, definindo prazos de contas a pagar, programando reembolsos etc.;
  • Planilhas: Excel e Google Planilhas são exemplos de plataformas que podem organizar todas as suas movimentações, fazer precificações, organizar projetos, fazer relatório DRE, enfim, sua imaginação é o limite.

Não sabe como criar uma planilha para seu negócio? A ProPartners pode te ajudar, clique aqui para entrar em contato conosco.

Dica bônus: Tenha uma boa relação com seu contador

Toda empresa precisa de um contador, sem exceção! Nada mais justo que essa seja uma relação de confiança. Seu contador deve ser seu braço direito, afinal ele terá acesso a todas as suas movimentações. Com ele seu departamento terá um melhor controle financeiro, sua documentação estará organizada e em dia, poupando seu tempo para executar outras tarefas.

Mas ele não é apenas um guia para emitir seus documentos e impostos, o contador pode ser um consultor na parte administrativa para garantir a longevidade de sua empresa. Ajudando inclusive na hora de abrir o próprio negócio

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