3 dicas para fazer um bom mapeamento de processos

julho 16, 2020 ProPartners No comments exist

Na sua empresa, os colaboradores tem noção da importância das atividades no qual desenvolvem? Você está percebendo que muitas atividades não fazem sentido ou desperdiçam recursos? Nota que ações são executadas de forma desordenada gerando perda de produtividade? Ou pior, você não possui total conhecimento dos custos e do desempenho do seu negócio?

Então, há grandes chances de sua organização não ter um mapeamento de processos; que é, em curtas palavras, o registro lógico dos fluxos de informações, materiais e trabalhos ao longo da criação de um produto ou prestação de um serviço.

Nesse artigo, você entenderá:

Quais os benefícios ao se realizar um mapeamento de processos?

Quando se realiza o mapeamento de processos, é possível identificar gargalos e traçar estratégias para solucioná-los, o que permite eliminar desperdícios e, desta forma, reduzir custos. Além disso, é um procedimento que envolve a padronização de atividades e definição de responsabilidades, garantindo maior organização aos processos. Com isso, a empresa pode aplicar melhorias, gerar valor a seus produtos, aumentar sua produtividade e, consequentemente, ganhar mais competitividade no mercado.

Como fazer o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos pode trazer muitos ganhos para uma empresa. Assim, preparamos algumas dicas para você se inteirar no assunto e resolver os problemas existentes.

Dica 1: Hierarquize os processos

Um processo é, basicamente, um conjunto de atividades ligadas que tomam um insumo (input) e o transformam para criar um resultado (output). Ocorrem o tempo todo dentro de uma organização, com vários níveis de detalhamento. Há processos mais abrangentes, que compreendem toda a empresa, e mais restritos, relacionados a um setor ou a uma pessoa, por exemplo.

Dessa forma, é conveniente criar uma hierarquia entre eles, de modo que se possa definir quais processos serão mapeados e detalhados. São hierarquizados da seguinte maneira:

  • Macroprocessos: é um processo que envolve várias funções dentro da organização. Geralmente, é o principal objetivo da empresa.

  • Processos: um conjunto de atividades que realizam uma transformação. Pode se dizer que é “como” os macroprocessos são desenvolvidos.

  • Subprocessos: conjunto de ações específicas dentro de um processo.

  • Atividades: trabalho efetivamente realizado.

Considere, a título de exemplo, lanchar durante a tarde (macroprocesso). Uma alternativa para a refeição seria fabricar um bolo (processo). Para criá-lo, é preciso seguir os passos definidos na receita (subprocessos). Por fim, colocar a mão na massa e prepará-lo (atividades).

Dica 2: Defina uma ferramenta

O intuito do mapeamento de processos é registrar os fluxos de atividades dentro de uma operação. A partir disso, é possível identificar quais ações não agregam valor para a empresa e promover as ações corretivas necessárias. Nesse sentido, a melhor forma de mapear com eficácia é seguindo um método.

Existem inúmeros; mas, neste artigo, apresentamos dois deles (SIPOC e Blueprint), de modo a mostrar as possibilidades existentes.

SIPOC

Consiste em um mapa de alto nível que possibilita a visualização geral do processo estudado e de seus principais componentes. É utilizado para mapear macroprocessos e processos, demostrando um caráter gerencial.

É estruturado em 5 colunas, que mostram: os fornecedores (suppliers), as entradas (inputs), o processo (process), as saídas (outputs), e os clientes atendidos (consumers).

BluePrint

É uma ferramenta que “detalha” as ações por meio de um fluxograma. Além disso, permite visualizar a interação do consumidor e do provedor. Seu foco está em mapear subprocessos e atividades.

Seu diagrama consiste em 4 faixas horizontais, que demostram os níveis de interação do cliente com a empresa:

  • Ações do consumidor : atividades do consumidor que impactam dentro da empresa.
  • Ações de linha de frente : ações da empresa que o consumidor percebe.
  • Ações de retaguarda : atividades que a empresa desenvolve, mas o consumidor não visualiza.
  • Processos de suporte : processos internos que servem de apoio para todas as outras ações.

Dica 3: Planeje os processos

O mapeamento dos processos da empresa deve ser seguido de um planejamento de como eles são. Nesse sentido, você deve buscar responder as seguintes perguntas:

  • Qual o contexto em que está inserido?
  • Quais são seus objetivos?
  • Quais recursos estão envolvidos?
  • Qual setor ou pessoa são responsáveis?
  • Quando é executado?
  • Quais são seus resultados?
  • Quais são os indicadores para medir o desempenho?

Considerações Finais

Além de estabelecer e planejar seus processos, é importante acompanhá-los rigorosamente, de modo que sejam executados em conformidade com as métricas estabelecidas. Caso não estejam sendo seguidas, é preciso identificar as causas dos problemas e promover otimizações. Desse modo, a empresa estará operando com excelência.

Se você perceber que seu negócio está necessitando de um mapeamento de processos e tiver problemas em organizar e realizar isso, é sugestivo buscar ajudas em consultorias externas, pois podem contribuir com experiências e outros pontos de vistas daquilo que será aplicado.

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